CALENDARIO DE OBLIGACIONES LABORALES Y RECOMENDACIONES PARA EL INICIO DEL AÑO 2020

Con el fin de comenzar el año de la mejor manera, administrar las relaciones de trabajo de forma estratégica e identificar posibles contingencias laborales, a continuación les presentamos un calendario con las principales obligaciones laborales del año 2020 y unas recomendaciones a tener en cuenta para el comienzo de año:

* Conforme la fecha que haya establecido cada empresa para dar cumplimiento a esta obligación.

Recomendaciones:

• Revise el pasivo vacacional. Sobre este punto, consideramos importante verificar los periodos de vacaciones que se hayan causado y que los trabajadores aún no hayan disfrutado.  Tenga en cuenta que en el evento que el trabajador vaya a disfrutar vacaciones que comprendan los  meses de diciembre y enero, están serán remuneradas con el salario vigente al inicio de las mismas, razón por la cual los incrementos legales, convencionales o establecidos por el empleador a partir del 1º de enero de 2020, no tendrán incidencia en la remuneración de las vacaciones respectivas.

• Una vez sea incrementado el salario mínimo legal o convencional, se deberá realizar la actualización de la nómina de los trabajadores que devenguen el salario mínimo y de aquellos que devenguen el salario mínimo integral.
• Tenga en cuenta que los aportes a la seguridad social en salud se pagan mes anticipado y a pensión y riesgos laborales mes vencido; en consecuencia, en el mes de enero deberá realizar los aportes a salud tomando el IBC del mes de diciembre y los aportes a pensión y ARL se deberán realizar con el IBC del mes de diciembre.
• Recuerde que el 14 de febrero de 2020 es la fecha máxima para consignar el auxilio de cesantía correspondiente a los servicios prestados en 2019. Sin embargo, el empleador se encuentra facultado para realizar el pago al fondo respectivo si lo estima conveniente, con el fin de eliminar pasivos de sus estados financieros o ayudar a sus trabajadores para que tramiten los anticipos para el pago de matrículas educativas directamente ante el fondo.
• Presentación de informe trimestral de gestión del Comité de Convivencia Laboral conforme la fecha de constitución.

PAGO DE INTERESES SOBRE LAS CESANTÍAS

Recordamos la obligación de los empleadores de pagar a sus trabajadores, a más tardar el 31 de enero de 2020, los intereses de cesantía causados a 31 de diciembre de 2019. Al respecto, es importante tener en cuenta que, de conformidad con lo establecido en el Artículo 99 de la Ley 50 de 1990, estos intereses equivalen al doce por ciento (12%) anual o proporcional por fracción, con relación a la suma causada en el año por concepto de auxilio de cesantía.

En caso de no dar cumplimiento a esta obligación dentro del plazo establecido, la ley laboral prevé, a título de indemnización, que el empleador deba pagar por una sola vez la suma equivalente al doble del valor de la prestación.

VERIFICACIÓN DE AFILIACIÓN Y PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Con el fin de generar buenas prácticas para la validación de aportes y posibles inconsistencias en las afiliaciones a las diferentes administradoras de los subsistemas de Seguridad Social (Salud, Pensiones y Riesgos Laborales), Barrera Palacio Abogados recomienda a las empresas solicitar paz y salvo de los aportes a la seguridad social de sus trabajadores con fecha de corte 31 de diciembre de 2019, con el fin de identificar posibles contingencias económicas derivadas de este concepto.

CUENTAS POR COBRAR POR CONCEPTO DE INCAPACIDADES, LICENCIAS DE MATERNIDAD Y LICENCIAS DE PATERNIDAD A DICIEMBRE DE 2019

Debido al alto impacto que ha generado la cartera por estos conceptos dentro de los informes financieros de nuestros clientes, recomendamos revisar el estado de cuenta de las prestaciones económicas (incapacidades, licencias de maternidad, licencias de paternidad) pendientes por reconocer por los Subsistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos laborales, con el fin de establecer las acciones a seguir para lograr el pago correspondiente o determinar si hay acciones de cobro ya prescritas.

Así las cosas, recordamos cuáles son las la entidades responsables del reconocimiento y pago de las incapacidades de origen común:

OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SST).

En concordancia con los estándares mínimos establecidos en la Resolución 312 de 2019, durante el año en curso, los empleadores y contratantes de personal debieron poner en marcha la fase de seguimiento y plan de mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo que en este mes de diciembre deben desarrollar las siguientes actividades:

• Realizar la autoevaluación de acuerdo con la Tabla de Valores y Calificación de los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de SST; para tal fin, deben diligenciar el formulario de evaluación previsto en el artículo 27 de la Resolución 312 de 2019.
• Elaborar el Plan de Mejora, observando los resultados de la autoevaluación.
• Plantear el Plan Anual del SG-SST que se ejecutará en el año 2020.

Sumado a lo anterior, consideramos importante recordar que:

• A partir de este mes, las empresas deben remitir a las ARL copia de la autoevaluación de Estándares Mínimos y del plan de mejoramiento, en los términos del parágrafo 1 del Artículo 28 de la Resolución antes mencionada. Desde el pasado mes de noviembre inició la fase de inspección, vigilancia y control de la implementación de este sistema por parte del Ministerio de Trabajo, motivo por el cual es importante que se garantice el cumplimiento de las normas que regulan el sistema, en aras de evitar sanciones, dado que el Ministerio del Trabajo realizará visitas a las empresas con el propósito de verificar dicho cumplimiento.