Gestionar al talento humano implica grandes responsabilidades y la custodia documental es una clave esencial para cumplirlas con éxito. No se trata solo de archivar papeles o documentos digitales, sino de garantizar la protección integral de los derechos de los trabajadores, cumplir con las exigencias legales y jurisprudenciales, facilitar la gestión y resolución de conflictos y, en general, evitar situaciones que afecten la tranquilidad y reputación de tu empresa.

• Facilita procesos administrativos ágiles y precisos.

• Evita multas y sanciones legales por incumplimientos.

• Protege de manera efectiva los derechos de los trabajadores.

• Permite resolver rápidamente cualquier conflicto o disputa laboral.

• Garantiza transparencia y eficiencia en la gestión documental.

Es imprescindible que las empresas administren adecuadamente la información propia de cada trabajador, procurando la guarda y custodia de los archivos en que la misma repose, sea de manera física o digital, pues, como ha referido la jurisprudencia constitucional, “el pleno ejercicio de derechos, tanto constitucionales como legales, dependen, en no pocas ocasiones, de la existencia de estos soportes” (Sentencia T-007 de 2022). 

De igual forma, la Corte Constitucional, en providencias como la T-214 de 2004, ha señalado que las entidades públicas o privadas que manejan información personal, están en la obligación de ponerla a disposición de sus titulares, entre ellos los trabajadores, y permitirles actualizarla y rectificarla, cuando lo consideren razonable, teniendo en cuenta que el requerir información, consultar y solicitar documentos es una posibilidad para los trabajadores avalada por el derecho fundamental de petición y ligada al derecho fundamental al habeas data y al derecho al buen nombre (sentencia T-470 de 2019), obligación que será de difícil cumplimiento en el evento en que no se maneje una custodia adecuada de dicha información.

Es igualmente relevante destacar que el administrador de la información tiene el deber no solo de impedir el acceso indebido a tal información, sino que debe obrar activamente, garantizando la integridad de los documentos, ya sea contra agentes naturales, accidentes, eliminación accidental, entre otros factores previsibles o no previsibles, incluso tomando medidas extremas de ser necesario, garantizando que la información que contienen estos documentos sea susceptible de ser transmitida plenamente en el momento en que sea solicitado por alguien habilitado jurídicamente para ello, como señala la jurisprudencia constitucional en sentencias como la T-216 de 2004. 

La jurisprudencia constitucional, sobre el término de custodia, también ha determinado que el empleador tiene el deber de custodiar la información laboral de los empleados de manera indefinida, siendo esta la única interpretación que salvaguarda absoluta los derechos fundamentales de los trabajadores, señalados anteriormente, y otros tantos como la seguridad social y el mínimo vital, sin que sea relevante el tiempo transcurrido desde, por ejemplo, la desvinculación laboral, hasta la solicitud de una certificación laboral. En caso de que por cualquier razón el empleador se encuentre en dificultad de entregar esta información, tiene el deber de realizar todas las gestiones a su alcance para expedir los documentos solicitados y, si fuera necesario, deberá intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante. En todo caso, si definitivamente le resulta imposible suministrarle la información, no puede únicamente señalar tal aspecto, pues deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información.

Es fundamental tener en cuenta que deber de custodia y entrega de documentos es aplicable incluso en casos de sustitución patronal, tal como señala la Corte Constitucional en sentencia T-470 de 2019, lo que hará relevante gestionar adecuada y oportunamente la entrega integral de la información laboral de los trabajadores al momento de efectuar dicha sustitución. 

Por su parte, la Corte Suprema de Justicia, en auto AL1198 de 2022, refuerza los planteamientos anteriormente señalados por la Corte Constitucional, indicando no que el empleador tiene un deber, sino la obligación de conservar la información de manera indefinida y garantizar su integridad, “asegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa”, con la finalidad de garantizar la posibilidad a los trabajadores de reclamar los derechos que le asisten y proteger sus derechos fundamentales, obligación igualmente de carácter indefinido y que, en caso de dificultad, genera el deber para el empleador de agotar todos sus esfuerzos para la obtención de la información solicitada y, de ser necesario, el deber de reconstruirla.

Consejo estratégico: Asegúrate de contar con un plan robusto y actualizado de custodia y gestión documental, adaptado específicamente a la realidad operativa y legal de tu empresa. Esto no solo protege a tus trabajadores y a tu organización, sino que también fortalece tu imagen como empleador confiable y comprometido con el cumplimiento legal.

1.    Realiza una auditoría interna para conocer el estado actual de tu gestión documental.

2.    Identifica riesgos potenciales y establece medidas preventivas.

3.    Implementa protocolos claros y capacita a tu personal sobre la importancia de la protección documental.

4.    Establece sistemas seguros de almacenamiento, tanto físicos como digitales.

5.    Revisa periódicamente la efectividad de estas medidas y ajusta según sea necesario.

En Barrera Palacio Abogados  tenemos un equipo especializado que está listo para ayudarte a diseñar e implementar estrategias efectivas que garanticen la seguridad jurídica y operativa en la gestión del talento humano.

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